Panduan Membuat HR Policy yang Efektif dan Patuh Hukum

Membuat HR policy bukan hanya soal menulis aturan. Ia adalah cerminan nilai perusahaan, pedoman perilaku, dan bukti kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan. Terlalu banyak perusahaan menyusun kebijakan hanya karena "harus", bukan karena paham fungsinya. Di artikel ini, kami akan membahas bagaimana cara menyusun HR policy yang efektif sekaligus patuh hukum.

• Peraturan Perusahaan (PP): Wajib disahkan oleh Disnaker, memuat ketentuan umum, berlaku untuk semua karyawan.

• HR Policy: Lebih fleksibel, operasional, bisa disesuaikan per divisi/departemen, tidak perlu disahkan Disnaker tapi tetap harus sejalan dengan PP dan UU.

• Identifikasi Kebutuhan Operasional. Tinjau proses kerja harian. Apa yang sering membingungkan karyawan? Di sinilah HR policy bisa menjawab.

• Pastikan Selaras dengan Hukum yang Berlaku. Jangan copy-paste dari perusahaan lain. Pastikan setiap kebijakan tidak bertentangan dengan UU Ketenagakerjaan, UU Cipta Kerja, maupun PP perusahaan.

• Gunakan Bahasa Sederhana, Bukan Legalistik. Tujuannya agar semua karyawan bisa memahami dengan mudah. Hindari bahasa yang multitafsir.

• Gunakan Format Konsisten. Termasuk bagian: Tujuan, Ruang Lingkup, Definisi, Ketentuan, Prosedur, dan Sanksi bila ada pelanggaran.

• Sosialisasi & Dokumentasi. Tidak cukup hanya dikirim via email. Buat sesi onboarding, Q&A, dan pastikan setiap policy mudah diakses dalam bentuk handbook.

• Tujuan Kebijakan
• Pihak yang Dicakup
• Definisi Istilah
• Ketentuan Umum
• Prosedur
• Pertanggungjawaban
• Revisi & Evaluasi

• Review setiap 6–12 bulan atau jika ada perubahan regulasi
• Simpan dalam folder bersama HR: editable + PDF
• Buat tracking sheet untuk versi dan tanggal berlaku